Privacyverklaring

Privacyverklaring Zangkoor Mélange 

Zangkoor Mélange hecht veel waarde aan de bescherming van persoonsgegevens. In deze privacyverklaring willen we heldere en transparante informatie geven over hoe wij omgaan met persoonsgegevens. 

Wij doen er alles aan om uw privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens. Zangkoor Mélange houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Dit brengt met zich mee dat wij in ieder geval: 

• uw persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt, deze doelen en type persoonsgegevens zijn beschreven in deze privacyverklaring; 
• verwerking van uw persoonsgegevens beperkt is tot enkel die gegevens welke minimaal nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt; 
• vragen om uw uitdrukkelijke toestemming als wij deze nodig hebben voor de verwerking van uw persoonsgegevens; 
• passende technische en organisatorische maatregelen hebben genomen zodat de beveiliging van uw persoonsgegevens gewaarborgd is; 
• geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt; 
• op de hoogte zijn van uw rechten omtrent uw persoonsgegevens, u hierop willen wijzen en deze respecteren. 

Als Zangkoor Mélange zijn wij verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens. 

Indien u na het doornemen van onze privacyverklaring, of in algemenere zin, vragen heeft hierover of contact met ons wenst op te nemen kan dit via de contactgegevens onderaan dit document. 

Verwerking van persoonsgegevens van koorleden 

Persoonsgegevens van koorleden worden door Zangkoor Mélange verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling(en): 

• het voeren van de ledenadministratie; 
• het innen van contributies; 
• het uitbetalen van declaraties; 
• communicatie over het koor en diens activiteiten; 
• monitoring aanwezigheid bij concerten t.b.v. stemverhouding; 
• het verzorgen van een kaartje of attentie in geval van “lief & leed”; 
• het doorsturen van uitnodigingen van relevante derde partijen, bijv. andere koren, die ons vragen onze leden te informeren over hun evenementen; 
• het indienen van subsidieaanvragen. 

Voor de bovenstaande doelstelling(en) kan Zangkoor Mélange de volgende persoonsgegevens van u vragen: 

• voornaam; 
• voorletter(s); 
• tussenvoegsel; 
• achternaam; 
• straat + huisnummers; 
• postcode; 
• woonplaats; 
• land; 
• telefoonnummer (vast en/of mobiel); 
• e-mailadres; 
• geslacht; 
• geboortedatum; 
• aanvangsdatum lidmaatschap; 
• stemsoort; 
• bankgegevens, zoals de IBAN. 

Grondslag voor de verwerking van deze persoonsgegevens is: 

• het aangaan van een koorlidmaatschap. 

Uw persoonsgegevens worden door Zangkoor Mélange opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking(en) voor de periode: 

• gedurende de looptijd van het koorlidmaatschap;  
• en daarna:
  – in de financiële administratie voor maximaal 7 jaar, om te kunnen voldoen aan fiscale verplichtingen;
  – in de ledenadministratie (alleen NAW-gegevens) ten behoeve van historische doeleinden (bijv. reunie). 

Zangkoor Mélange kan verder tijdens kooractiviteiten beeld-, video- en geluidsmateriaal van deelnemers verzamelen. Dit materiaal kan gebruikt worden in promotiemateriaal zoals flyers en op de website en sociale media. 

Op uitdrukkelijk verzoek zullen wij beeld-, video- en geluidsmateriaal verwijderen. 

Verwerking van persoonsgegevens van dirigent 

Persoonsgegevens van de dirigent worden door Zangkoor Mélange verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling(en): 

• het voeren van de kooradministratie; 
• het betalen van facturen; 
• het verzorgen van een kaartje of attentie in geval van “lief & leed”; 
• communicatie over het koor en diens activiteiten. 

Voor de bovenstaande doelstelling(en) kan Zangkoor Mélange de volgende persoonsgegevens van u vragen: 

• voornaam; 
• voorletter(s); 
• tussenvoegsel; 
• achternaam; 
• straat + huisnummers; 
• postcode; 
• woonplaats; 
• land; 
• telefoonnummer (vast en/of mobiel); 
• e-mailadres; 
• bankgegevens, zoals de IBAN. 

Grondslag voor de verwerking van deze persoonsgegevens is: 

• het aangaan van een overeenkomst voor directie van het koor. 

Uw persoonsgegevens worden door Zangkoor Mélange opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking(en) voor de periode: 

• gedurende de looptijd van de overeenkomst; 
• en daarna alleen in de financiële administratie voor maximaal 7 jaar, om te kunnen voldoen aan fiscale verplichtingen. 

Verwerking van persoonsgegevens van overige betrokkenen (o.a. muzikale begeleiding, bewegingscoach) 

Persoonsgegevens van overige betrokkenen worden door Zangkoor Mélange verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling(en): 

• het uitnodigen voor muzikale begeleiding van het koor bij optredens; 
• het verzorgen van een kaartje of attentie in geval van “lief & leed”; 
• communicatie over het koor en diens activiteiten; 
• het uitbetalen van declaraties. 

Voor de bovenstaande doelstelling(en) kan Zangkoor Mélange de volgende persoonsgegevens van u vragen: 

• voornaam; 
• voorletter(s); 
• tussenvoegsel; 
• achternaam; 
• straat + huisnummers; 
• postcode; 
• woonplaats; 
• land; 
• telefoonnummer (vast en/of mobiel); 
• e-mailadres; 
• bankgegevens, zoals de IBAN. 

Grondslag voor de verwerking van deze persoonsgegevens is: 

• mondelinge of schriftelijke toezegging het koor wel te willen begeleiden bij optredens. 

Uw persoonsgegevens worden door Zangkoor Mélange opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking(en) voor de periode: 

• voor de tijd dat men betrokken is bij het koor. 

Verstrekking aan derden 

De gegevens die u aan ons geeft kunnen wij aan derde partijen verstrekken indien dit noodzakelijk is voor uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden. Met deze partijen (verwerkers) sluiten wij dan een verwerkersovereenkomst. Hierin staan de nodige afspraken om de beveiliging van uw persoonsgegevens te waarborgen. 

Wij geven nooit persoonsgegevens door aan andere partijen waarmee we geen verwerkersovereenkomst hebben afgesloten. 

Verder zullen wij de door u verstrekte gegevens niet aan andere partijen verstrekken, tenzij dit wettelijk verplicht en toegestaan is. In die gevallen moeten wij medewerking verlenen en zijn dan ook verplicht deze gegevens af te geven. 

Tevens kunnen wij persoonsgegevens delen met derden indien u ons hiervoor schriftelijk toestemming geeft. 

Binnen de EU 

Wij verstrekken nooit persoonsgegevens aan partijen welke gevestigd zijn buiten de EU. 

Minderjarigen 

Wij verwerken enkel en alleen persoonsgegevens van minderjarigen (personen jongen dan 16 jaar) indien daarvoor schriftelijke toestemming is gegeven door de ouder, verzorger of wettelijke vertegenwoordiger. 

Bewaartermijn 

Zangkoor Mélange bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt dan wel op grond van de wet is vereist. 

Beveiliging 

Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om persoonsgegevens van u te beschermen tegen onrechtmatige verwerking, zo hebben we bijvoorbeeld de volgende maatregelen genomen. 

• Alle personen, die namens Zangkoor Mélange van uw gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan. 
• We hanteren een gebruikersnaam en wachtwoordbeleid op al onze systemen. 
• Wij maken back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten. 
• We testen en evalueren regelmatig onze maatregelen. 
• Onze (bestuurs)leden zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens. 

Rechten omtrent uw gegevens 

U heeft recht op inzage, rectificatie of verwijdering van de persoonsgegeven welke wij van u ontvangen hebben. Tevens kunt u bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens (of een deel hiervan) door ons of door één van onze verwerkers. Ook heeft u het recht om de door u verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan uzelf of in opdracht van u direct aan een andere partij. Wij kunnen u vragen om u te legitimeren voordat wij gehoor kunnen geven aan voornoemde verzoeken. 

Mogen wij uw persoonsgegevens verwerken op basis van een door u gegeven toestemming hiertoe, dan heeft u altijd het recht deze toestemming in te trekken. 

Klachten 

Mocht u een klacht hebben over de verwerking van uw persoonsgegevens dan vragen wij u hierover direct contact met ons op te nemen. Komen wij er samen met u niet uit dan vinden wij dit natuurlijk erg vervelend. U heeft altijd het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, dit is de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacybescherming. 

Vragen 

Als u naar aanleiding van onze privacyverklaring nog vragen of opmerkingen heeft neem dan contact met ons op via de secretaris of via het emailadres jose.rompen51@gmail.com. 

maart 2019